業務で使われていた書類には、決められた保管期間があります。

特に個人情報が記載されているような重要情報の場合、書類によって保管期限があります。

その保管期限が過ぎていれば問題なく廃棄可能ですが、税理士さんのような業種の場合、必要に応じて税務署などに開示する必要もあると思われますので、各書類の保管期限をまずは確認してください。

ちなみに、その個人情報についてはその媒体により処分方法が異なります。

紙に書かれた個人情報の場合の処分方法…シュレッダーか溶解

紙に書かれた個人情報は、シュレッダーで裁断するのがもっともポピュラーです。

但し、廃棄量が多い場合など、最近増えているのは、溶解業者による溶解処分です。

外部の業者に任せるのでその会社から漏洩してしまう可能性もないとも言えませんので、必ず廃棄証明書の発行を依頼し、秘密保持契約を取っておくとよいでしょう。

電子データに個人情報が含まれる場合の処分方法…ツールもしくは物理的に破壊

PCのデータの場合、「ゴミ箱に入れて削除」としても、専用のツールを使用すると復元することが出来てしまいます。

その場合は、HDD内のデータを完全に削除することが出来るツール、もしくはHDDを物理的に破壊し、読み込めなくしてから廃棄することが必要になります。

こうしたデータの削除を業者に依頼する場合、『デジタル遺品整理』のスキルを持つ業者に依頼する必要があります。

いい整理では、デジタル遺品整理が可能な業者もご案内しております。

DVDやUSBメモリなど記録媒体のデータの処分…

DVDなどディスクに作成されている場合は、割るなどして破壊してしまうのが一番早いでしょう。数枚であれば手でも破壊できますが、数が多い場合は専用のディスクシュレッダーも販売されています。

USBメモリなどの場合は、HDDと同じようにデータを完全に削除することが出来るツールで、復元できないようにしてから廃棄する、もしくは踏むなどして物理的に破壊してから廃棄してもよいと思います。

特にUSBメモリは、顧客情報などが含まれていた場合、うっかりそのへんに捨ててしまい、拾った誰かが情報を流出させてしまうと、情報漏洩事故となります。電車に忘れたPCやメモリから流出するような事故も起きている昨今ですので、しっかりと処理を行ってから廃棄すべきです。